Egal ob B2B oder B2C: Follow Ups gehören zum Sales, wie der Sand zum Strand und das Wasser zum Meer. Im Privatleben wird man daran erinnert, dass der Warenkorb im Online-Einkaufsprozess noch voll ist. Mit dem freundlichen Hinweis des Shops, dass nur noch ein Schritt zum Bestellabschluss fehlt, versucht man den Deal abzuschließen. Als Sales Reps sitzen Sie im Arbeitsalltag auf der anderen Seite. Man überlegt, ob man nochmal zum Hörer greifen und den potenziellen Kunden anrufen sollte oder wie man am charmantesten eine Follow Up E-Mail formuliert.

Warum sollte man sich mit Follow Ups beschäftigen?

Gute Frage und zunächst eine kurze Antwort, die wir gleich weiter ausführen: Follow Ups sind unglaublich wichtig für einen erfolgreichen Sales-Prozess! Und weil diese Erkenntnis leider noch viel zu wenig betrachtet wird, wollen wir darauf eingehen.

Analysen haben gezeigt, dass die Nachlässigkeit bei Follow Ups einen erfolgreichen Dealabschluss immer unwahrscheinlicher macht. Nachlässigkeit kostet Sie an dieser Stelle also bares Geld. Bei lediglich 2% der erfolgreich abgeschlossenen Deals hat bereits ein Follow Up zum Dealerfolg geführt. Der Erfolgsanteil steigt bei der Fortführung von Follow Ups. So haben 10% aller gewonnen Deals mindestens vier Follow Ups benötigt. Den deutlichsten Sprung und damit auch die Erfolgsgrenze, wird dann bei 5 Follow Ups erreicht. Mehr als ein Viertel der gewonnen Deals, genauer gesagt 80%, konnten erst nach 5 Follow Ups und mehr gewonnen werden. Dies bedeutet, dass Sales Reps die bereits nach dem ersten, zweiten, dritten oder vierten Versuch abbrechen keine 80%-tige Gewinnchance haben. Ein viertes Follow Up führen allerdings nur noch etwa 8% der Sales Reps durch.

Warum geben 44% der Sales Reps nach dem 1. Follow Up auf?

Zwei der Hauptgründe schon am Anfang des Follow Up Rennens aufzugeben sind folgende:

1. Sales Reps fühlen sich unwohl bei mehreren Follow Ups

Die meisten Sales Reps fühlen sich noch wohl, wenn es darum geht nach einem ersten Verkaufsgespräch über ein Follow Up nachzufassen. Anders sieht das aus, wenn es um ein zweites oder drittes Follow Up geht. Je öfter man sich an eine Person wendet ohne dabei eine Rückmeldung zu erhalten, desto stärker wird das Gefühl die andere Seite zu nerven. Diese meist mit negativen Gefühlen behaftete Situation führt zu der psychologisch nachvollziehbaren Entscheidung keine weiteren Follow Ups durchzuführen.

Bestimmt kennen auch Sie dieses Gefühl und vielleicht haben auch Sie dann aufgegeben. Trauen Sie sich zukünftig noch einen oder zwei Schritte mehr zu und bleiben Sie dran! Haben Sie das Ziel vor den Augen und vergessen Sie nicht, dass Nachlässigkeit bei Follow Ups bares Geld kostet.

2. Follow Ups werden aus den Augen verloren oder einfach nicht erledigt

Beim zweiten Grund sind wir erneut bei einem der größten Probleme im Sales-Alltag: Es gibt immer mehr zu tun, aber es bleibt immer weniger Zeit. Follow Ups geraten da schnell mal in Vergessenheit oder werden als nicht so wichtig erachtet. Dies sollten Sie mit Blick auf den Dealerfolg natürlich unbedingt vermeiden. Für kontinuierliche Follow Ups findet der Spruch “Ordnung ist das halbe Leben”, welchen die Meisten sicher kennen, Anwendung. Erfolgsweisende Follow Ups sollten daher in ein gutes Task Management eingebettet werden.

Follow Ups und Task Management: How to do it right.

Das Gefühl von Unwohlsein können wir Ihnen leider nicht abnehmen. Wir können Ihnen aber sagen, dass es sich lohnen wird hier die Komfortzone zu verlassen und mit den Follow Ups fortzufahren. Was haben Sie hierbei zu verlieren?
Die Theorie mit den Follow Ups und Task Management klingt ja eigentlich ganz easy, oder? Follow Ups als Tasks festlegen, diese gut strukturieren und dann auch wirklich durchziehen. Was theoretisch recht einfach klingt führt in der Praxis jedoch leider immer noch zu Problemen. Wichtig ist hierbei nämlich, dass beide Bereiche aufeinander abgestimmt werden.

In unserem Sales Coffee in der vergangenen Woche haben wir die Vertriebler*innen gefragt, wie sie ihre ToDo’s planen. Die sich an der Umfrage beteiligenden Teilnehmer*innen nannten 24 verschiedene Tools, von denen lediglich 1/5 überhaupt einen Bezug zum CRM-System aufweisen können. Der gute alte Notizzettel wurde zwar nicht genannt, findet sich aber auch auf einem Großteil der Schreibtische von Vertriebler*innen.

Die vielfältige Auflistung der Tools zeigt ganz klar zwei Dinge:
1. es fehlt ein zentrales auf Sales abgestimmtes Tool
2. es werden überwiegend Systeme genutzt, die vom CRM, und somit von den übrigen Daten, losgelöst sind

Wie also sieht eine effektive Lösung für Sales aus?

Um Task Management und Follow Ups im Sales sinnvoll und effektiv miteinander zu vereinen, braucht es eine All-In-One-Lösung. Diese sollte es ermöglichen, dealbezogene Daten, Tasks und Follow Ups an einer zentralen Stelle zusammenzuhalten. Vorteile dabei sind etwa die Einsparung von Zeit und ein geringerer Verlust von Informationen und Zusammenhängen.
Nun könnte man denken, dass ein CRM eine solche Lösung darstellt. CRM-Systeme bieten zwar eine Vielzahl von Funktionen, welche jedoch meist nicht auf Sales abgestimmt sind. Darum werden sie, wie in unserem letzten Beitrag ausführlich dargestellt, von Vertriebler*innen selten/ garnicht oder nur sehr ungern genutzt. Die schlechte Datenpflege führt unter anderem dazu, dass ein Follow Up Management nicht oder nur mit größerem Aufwand möglich ist.

Dealcode bietet Ihnen einen zentralen und auf Sales abgestimmten Ort für Follow Ups und Task Management. Mit dem Smarten ToDo Manager legen Sie für jeden Deal schnell und einfach Tasks und Follow Ups fest. Dabei unterstützt Sie die KI und gibt Ihnen auf den Deal abgestimmte Vorschläge, welche Aktivität Sie im nächsten Schritt für einen erfolgreichen Abschluss einsetzen sollten. Ihre anstehenden Tasks werden täglich für Sie aufbereitet und dargestellt, sodass Sie keine Zeit mit der Suche und Zusammenstellung verlieren. Sollten Sie einen Task nicht abarbeiten, erinnert Sie Dealcode natürlich daran. Unser Tool bietet Ihnen zudem eine klare Übersicht, zum Zustand Ihrer Pipeline und weitere Features, die Ihren Sales-Alltag erleichtert.

Schauen Sie sich Dealcode am besten selber an und überzeugen Sie sich. Und ganz wichtig: Geben Sie bei Ihren Follow Ups nicht auf und optimieren Sie Ihr Task Management.